CONTEXTE, OBJECTIFS ET AVANTAGES DE ATTACH2CLOUD
Vous avez plusieurs milliers, dizaines de milliers d’utilisateurs Office 365 ou plus. Quelle est la valeur d’une augmentation de 10%, 20% ou 30% de votre retour sur investissement Office 365?
Le coût de Attach2Cloud ne représente qu’une infime partie de ce montant!
Les fonctionnalités avancées de collaboration de Office 365, telles que la co-rédaction en temps réel, la gestion intégrée des versions de fichiers et le partage de fichiers, sont vraiment fantastiques.
Mais les utilisateurs d’Office 365 les utilisent-ils vraiment ?
Attach2Cloud ne nécessite pas que les utilisateurs changent leurs habitudes
Les fonctionnalités avancées de collaboration d’Office 365 ne peuvent s’appliquer qu’aux fichiers OneDrive, l’objectif de tout client Office 365 est donc bien entendu d’utiliser OneDrive comme plate-forme privilégiée pour le stockage, l’échange et le partage des fichiers.
Mais le plus souvent, le taux d’adoption de OneDrive (et par conséquent des fonctionnalités de collaboration avancées Office 365) reste faible, voire très faible, et ce pour diverses raisons :
- Changer les habitudes des utilisateurs n’est pas chose facile
- Les utilisateurs n’ont pas le temps d’apprendre de nouvelles pratiques
- La formation et de l’éducation des utilisateurs a un coût significatif
Très souvent, les utilisateurs d’Office 365 continuent donc de joindre les fichiers qu’ils veulent partager à leurs messages Outlook au lieu de les télécharger sur OneDrive et d’envoyer des liens vers ces fichiers à leurs destinataires.
A leur décharge, le chargement de fichiers sur OneDrive, leur partage, la définition de leurs permissions et l’envoi de d’un email informant de leur disponibilité constituent de nombreuses étapes fastidieuses, non intégrées, qui peuvent décourager de nombreux utilisateurs.
Les fichiers échangés entre utilisateurs ne sont donc pas, (et bien souvent, loin s’en faut), systématiquement téléchargés sur OneDrive.
Ceci empêche l’utilisation des puissantes fonctionnalités de collaboration d’Office 365 comme le partage de fichiers avancé, la co-rédaction en temps réel dans Word, Excel et PowerPoint, la gestion entièrement intégrée des versions de fichiers, la synchronisation sélective des fichiers et la protection automatique des fichiers en cas d’effacement accidentel.
Dans de très nombreuses organisations, Outlook reste le principal canal d’échange de fichiers. Attach2Cloud, en dérivant de façon automatique et transparente les fichiers joints Outlook vers OneDrive, fait de l’objectif d’utiliser OneDrive comme plate-forme préférée pour échanger et partager des fichiers une réalité. Et ceci pour toute votre organisation, très rapidement et sans exiger des utilisateurs qu’ils changent leurs habitudes.
Attach2Cloud ouvre donc la porte à une utilisation généralisée de toutes les fonctionnalités de collaboration avancées d’Office 365 au sein de votre organisation.
Aussitôt Attach2Cloud déployé, les fichiers joints aux emails Outlook sont automatiquement chargés (*) sur OneDrive et automatiquement remplacés par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi des emails.
(*) Le téléchargement des pièces jointes Outlook vers OneDrive peut être entièrement automatisé ou simplement suggéré à l’utilisateur. Les policies Attach2Cloud permettent de télécharger ou de suggérer de télécharger les fichiers joints en fonction de leur taille en Mo et de leur type.
Débarrassez-vous des pièces jointes Outlook, faites entrer vos utilisateurs dans l’ère de la collaboration Office 365 !
La force de Attach2Cloud réside dans le fait qu’il est entièrement automatique et transparent ; aucune action spécifique de l’utilisateur n’est requise pour charger les fichiers joints Outlook sur OneDrive. Tout ce que les utilisateurs Outlook ont à faire est de joindre leurs fichiers à leurs messages Outlook comme d’habitude.
Au moment où ils cliquent sur Envoyer (*), les fichiers qu’ils viennent de joindre à leur email peuvent être, en fonction du paramétrage de Attach2Cloud :
- Chargés automatiquement sur OneDrive
ou
- Listés à l’écran dans le Centre de contrôle des fichiers joints de Attach2Cloud. Dans la fenêtre du Centre de contrôle des fichiers joints, les utilisateurs peuvent cocher les fichiers joints à charger sur OneDrive. En fonction du paramétrage de Attach2Cloud, certains fichiers peuvent être présélectionnés pour chargement sur OneDrive. Cette sélection peut être verrouillée ou non en fonction de la taille et du type des fichiers en utilisant les policies Attach2Cloud.
L’email envoyé reste dans la boîte d’envoi MS Outlook jusqu’à ce que les fichiers soient téléchargés sur OneDrive, exactement comme si Outlook envoyait les fichiers joints sur le serveur Exchange.
Ainsi, du point de vue de l’utilisateur Outlook, tout se passe comme si l’email était envoyé avec ses fichiers joints. Il / elle peut continuer à travailler dans Outlook, lire des courriels ou en créer de nouveaux…
Une fois que Attach2Cloud a fini de télécharger les fichiers joints sur OneDrive, il les remplace dans l’e-mail en cours d’envoi par des raccourcis OneDrive. L’email est ensuite envoyé. Tout est entièrement automatique, aucune action utilisateur n’est requise.
Les raccourcis OneDrive créés par Attach2Cloud en remplacement des fichiers attachés originaux apparaissent également dans la copie des e-mails envoyés stockée dans le dossier Outlook des Éléments Envoyés. Ainsi, le message envoyé conservé dans le dossier Éléments Envoyés de l’expéditeur et les messages reçus par les destinataires pointent toutes sur les mêmes fichiers OneDrive.
Attach2Cloud dope le taux d’adoption des fonctions de collaboration avancées Office 365, ainsi que la productivité des utilisateurs.
En réduisant d’un facteur 10 ou plus le temps nécessaire à charger et partager des fichiers sur OneDrive, Attach2Cloud contribue également à aumenter la satisfaction des utilisateurs Office 365 et leur bonne humeur.
Doppez le taux d’adoption de OneDrive (et des fonctions de collaboration avancées de Office 365) !
La plupart des fichiers échangés entre utilisateurs sont encore, dans de très nombreuses organisations Office 365, des pièces jointes Outlook.
Pour ces organisations, Attach2Cloud constitue la passerelle idéale vers l’univers Office 365 et ses fonctions de collaboration avancées.
En effet, avec Attach2Cloud, les utilisateurs Office 365 découvrent et utilisent OneDrive, sans changer leurs habitudes (*) :
Chaque fois qu’ils attachent des fichiers à leurs messages Outlook, ces fichiers sont chargés sur OneDrive (automatiquement ou après confirmation en fonction de la configuration de Attach2Cloud).
Non seulement l’expéditeur mais également tous les destinataires de ces messages contenant des raccourci OneDrive sont ainsi engagés à utiliser OneDrive. Ils ne peuvent faire autrement que de découvrir progressivement, non seulement OneDrive, mais également les autres fonctions de collaboration avancées de Office 365 (toutes construites sur OneDrive) comme le partage de fichiers et la gestion des permissions OneDrive, la co-édition de documents en temps réel dans Word Excel et PowerPoint, la synchronisation sélective des fichiers, la protection contre les effacements de fichiers accidentels etc.
Ils peuvent donc désormais joindre un nombre illimité de fichiers de plusieurs Go à leurs messages Outlook s’ils le souhaitent (et si les policies attach2Cloud leur en laissent l’autorisation).
Ces fichiers ne sont bien entendu attachés à Outlook que du point de vue de l’expérience utilisateur. En réalité ils sont chargés par Attach2Cloud sur OneDrive sans être à aucun moment ajoutés physiquement au message Outlook en cours d’édition (bien que leur icône apparaisse dans le message comme s’ils étaient réellement joints au message).
La possibilité offerte par Attach2Cloud aux utilisateurs d’attacher des fichiers à leur messages Outlook sans limites de taille garantit qu’ils utiliseront Attach2cloud (et donc OneDrive) a minima pour leurs échanges de fichiers volumineux. En effet, ils auront la possibilité de joindre ces fichiers (habituellement refusés par Outlook) à leurs messages, mais ces fichiers seront obligatoirement chargés sur OneDrive. La transition de vos utilisateurs vers le monde Office 365 sera ainsi amorcée de façon automatique, positive (en rendant un réel nouveau service aux utilisateurs), en douceur (sans changer initialement leurs habitudes) et sans aucune formation.
Grâce à Attach2Cloud, les expéditeurs et destinataires de messages Outlook sont instantanément prêts à collaborer en partageant des copies OneDrive uniques de leurs fichiers (désormais non attachés) Outlook
Cela se traduit une meilleure productivité de vos utilisateurs Office 365 qui collaborent plus efficacement et plus rapidement.
En échangeant de façon plus moderne, plus rapide et plus efficace, chacun de vos utilisateurs Office 365 contribue à améliorer l’image de votre organisation auprès de vos clients, partenaires et fournisseurs.
Bénéfices organisationnels
Au lieu d’avoir à traiter plusieurs copies personnelles de fichiers attachés (celle envoyée, plus celles reçues et renvoyées en réponse), les expéditeurs et destinataires Outlook sont, grace à Attach2Cloud, instantanément, et sans changer leurs habitudes, prêts à travailler ensemble sur des copies uniques de fichiers OneDrive partagés.
Ils peuvent instantanément commencer à collaborer et profiter de tous les avantages de l’utilisation de OneDrive et d’Office 365 pour ces fichiers désormais non attachés, parmi lesquels:
- Co-rédaction en temps réel dans Word, Excel et PowerPoint
- Partage de fichiers avancé à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation
- Synchronisation sélective de fichiers
- Gestion des versions de fichiers entièrement intégrée
- Protection contre les effacements accidentels
- Gouvernance du partage de fichiers externes sous le contrôle de l’Administrateur
Attach2Cloud, en engageant les utilisateurs à adopter les pratiques modernes de collaboration de Office 365 et à oublier les anciennes habitudes improductives liées aux fichiers joints, augmente considérablement (et instantanément) la productivité de vos utilisateurs et le retour sur investissement de Office 365.
Bénéfices en termes d’image pour votre organisation
L’envoi de fichiers joints volumineux est de plus en plus considéré comme une pratique du passé, souvent irritante pour les destinataires de ces fichiers ou, pire encore, comme un manque de respect.
Les destinataires auxquels sont envoyés les fichiers joints les plus volumineux (c’est-à-dire la plus grande quantité d’information) sont très probablement les prospects, clients ou partenaires les plus importants de votre organisation.
Ce sont précisément les personnes auprès desquelles votre organisation souhaite promouvoir sa meilleure image.
Attach2Cloud, en remplaçant les fichiers joints volumineux par des raccourcis OneDrive, contribue à donner à votre organisation une image de modernité et de haute efficacité. C’est un avantage important de Attach2Cloud auquel vous n’aviez peut-être pas pensé!
La taille moyenne d’un email avec pièces jointes passe de quelques Mo à quelques Ko. Une réduction d’un facteur 1000!
Les expéditeurs et destinataires des e-mails dans lesquels Attach2Cloud a remplacé les fichiers joints par des raccourcis OneDrive cessent de voir leur boîte aux lettres envahie par des tonnes de fichiers joints.
Au lieu d’envoyer et de recevoir des messages contenant plusieurs Mo ou dizaines de Mo de fichiers joints, les utilisateurs Outlook échangent désormais, grâce à Attach2Cloud, des messages très légers (de quelques Ko seulement) contenant des raccourcis OneDrive.
Votre plateforme de messagerie est 1000 fois plus agile, 1000 fois plus réactive et 1000 fois plus rapide!
Vous faites un bien meilleure usage de votre réseau et de votre espace de stockage Office 365.
Grâce à Attach2Cloud, les pièces jointes MS Outlook sont désormais téléchargées depuis OneDrive uniquement à la demande (au lieu d’être systématiquement reçues ou synchronisées localement par 100% de leurs destinataires).
Pensez à l’horrible « Répondre à tous avec des pièces jointes ».
Les utilisateurs Outlook peuvent le faire autant qu’ils le veulent maintenant. Cela n’a plus aucun impact, ni sur votre réseau, ni sur votre stockage. (Et plus aucun effet néfaste sur le plan organisationnel car les fichiers concernés n’existent qu’à un exemplaire unique, le cas échéant versionné, dans OneDrive).
En ne stockant plus qu’une seule copie des fichiers joints dans OneDrive (au lieu d’autant de copies que le nombre de destinataires + 1 pour l’expéditeur, et ce, à chaque envoi), Attach2Cloud effectue la déduplication implicite, à la source, de tous les fichiers joints Outlook, avec pour conséquences une réduction très importante de la consommation de bande passante réseau et d’espace disque.
Même si ce n’est pas un sujet prioritaire aujourd’hui, vos besoins en termes de bande passante réseau et de stockage pour vos applications Office 365 vont probablement croître plus rapidement que prévu. Eviter leur gaspillage dès aujourd’hui est une précaution qui pourrait s’avérer très utile dans le futur.
Avec Attach2Cloud, les utilisateurs Outlook bénéficient de la meilleure solution possible pour échanger des fichiers volumineux et très volumineux.
Ils peuvent joindre des fichiers volumineux et très volumineux à leurs e-mails sans limite de taille, Attach2Cloud les charge sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive, automatiquement.
Chez de nombreux clients Office 365, les utilisateurs de Outlook ont trouvé, au fil du temps, des solutions pour envoyer des fichiers volumineux (excédant la taille maximum autorisée pour les messages Outlook) à des destinataires internes et externes.
Ces “solutions” impliquent souvent le recours à des plateformes externes sur lesquelles les services informatiques de votre organisation n’ont qu’un niveau de contrôle modéré en termes de confidentialité et de sécurité.
Elles ont un coût financier (utilisation) et un coût de gestion technique.
Maintenant que vous avez adopté Office 365, OneDrive devrait être utilisé pour couvrir les besoins d’échanges de fichiers volumineux.
Mais il est parfois difficile de faire évoluer les habitudes ancrées depuis des années; les utilisateurs sont comme l’eau, ils suivent les chemins de moindre résistance, et leur formation a toujours été un challenge difficile (ou a minima, couteux) à relever.
Et si vous disiez à vos utilisateurs:
A partir de maintenant, utilisez Outlook pour envoyer vos fichiers très volumineux, sans limite de taille!
Ça a l’air fou?
En fait, pas du tout:
Avec Attach2Cloud, tout ce qu’ils ont à faire est de joindre (*) leurs gigantesques fichiers à leurs emails Outlook, comme n’importe quel autre fichier!
Attach2Cloud les charge automatiquement sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive, automatiquement.
Même si vous n’informez pas vos utilisateurs Office 365 de cette nouvelle possibilité, vous pouvez être certain qu’elle sera utilisée sans délais!
Avantage supplémentaire, les échanges de fichiers volumineux réalisés par l’intermédiaire de fournisseurs tiers hors de votre périmètre informatique administré reviendront sous votre gouvernance, et sous le contrôle des administrateurs Office 365.
Vous avez plusieurs milliers, dizaines de milliers d’utilisateurs Office 365 ou plus. Quelle est la valeur d’une augmentation de 10%, 20% ou 30% de votre retour sur investissement Office 365?
Le coût de Attach2Cloud ne représente qu’une infime partie de ce montant!
Maximisez le retour sur investissement de Office 365!
Attach2Cloud aide vraiment les utilisateurs de Office 365 à améliorer leurs pratiques de collaboration en faisant un meilleur usage de Office 365. Cela améliore leur productivité sans nécessiter de formation.
Attach2Cloud vous offre la meilleure solution pour traiter les échanges des fichiers volumineux et très volumineux dépassant la taille maximum autorisée pour les messages Outlook, sans avoir à changer les habitudes des utilisateurs.
Attach2Cloud optimise également l’utilisation de votre réseau et de votre espace de stockage Office 365. La réduction drastique de la taille moyenne des e-mails avec pièces jointes, d’un facteur 1000) rend Outlook incroyablement plus agile, plus rapide et plus efficace.
Attach2Cloud augmente ainsi, de façon incontestable et très significative le retour sur investissement de Office 365.